Будем проводить или нет - зависит от наших гостей, ИМХО. Поэтому уже сейчас хотелось бы слышать(читать:)) мнения тех, кто собирается приехать. Паспорт НЕОБХОДИМ,  просто делать его в сокращённой версии (подборка источников с небольшим пояснением - десять минут работы в ворде); чтобы и судьи на участников не наезжали зазря, и участники  сказками не кормили. Делать конкурс так делать. Причём не способом общего голосования, как когда-то делали, а с конкретными судьями.
Участникам - чтоб синтетики конкретной не было, и к датировкам повнимательнее (что для России нормально - "костюм на 15век"например, на запад такая обобщённая датировка уже не катит).